Reglamento de los Archivos Municipales de Aragón (Orden de 27 de mayo de 2003)
| Publicado en | BOA |
| Ámbito Territorial | Normativa de Aragón |
| Rango | Orden |
La Ley 6/1986, de 28 de noviembre, de Archivos de Aragón (BOA número 120, de 1 de diciembre de 1986) señala en la Disposición Final Primera que los titulares de los archivos de uso público integrados en el Sistema de Archivos de Aragón podrán establecer normas internas para el funcionamiento de los mismos, que serán sometidas, para su aprobación, al Departamento de Cultura y Turismo, previo informe de la Comisión Asesora de Archivos.
La Comisión Asesora de Archivos en su reunión celebrada el día 28 de abril de 2003, ha acordado informar favorablemente la propuesta de modelo de Reglamento para los Archivos Municipales de Aragón elaborada por un grupo de trabajo coordinado por el Servicio de Archivos y Museos del Departamento de Cultura y Turismo.
El Director General de Acción Cultural, en calidad de Presidente de la Comisión Asesora de Archivos, con fecha 14 de mayo de 2003, eleva el citado acuerdo solicitando su preceptiva aprobación.
En consecuencia, y en virtud de las competencias atribuidas por el ordenamiento jurídico como Consejero de Cultura y Turismo, dispongo:
Primero. Aprobar el modelo de Reglamento de los Archivos Municipales de Aragón, que figura como anexo único de esta Orden.
Segundo. La presente Orden será publicada en el «Boletín Oficial de Aragón».
Zaragoza, 27 de mayo de 2003.
El Consejero de Cultura y Turismo, JAVIER CALLIZO SONEIRO
Modelo de Reglamento de los Archivos Municipales de Aragón
La doble perspectiva ofrecida por el Archivo Municipal, de una parte su configuración como una unidad al servicio de la eficaz y eficiente gestión de la administración municipal y de otra, como una unidad de protección y custodia del patrimonio documental, recogida tanto en la legislación estatal como en la autonómica, le confieren un carácter particular. Unido éste al derecho constitucional de acceso a los archivos por parte de los ciudadanos, justifican la necesidad del presente Reglamento.
La Constitución española de 1978, en sus artículos 137 y 140, establece la autonomía de los municipios para la gestión de sus respectivos intereses. Igualmente, la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases del Régimen Local en su artículo 4.1.a) El Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales, aprobado por Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, en su artículo 148 establece que las entidades locales deben velar por la custodia, clasificación y ordenación de los documentos y expedientes. Asimismo, la Ley 7/1999 de 9 de abril, de Administración Local de Aragón determina en su artículo 42.2.n) la competencia de los Ayuntamientos en materia de Archivos. En virtud de lo anteriormente expuesto, se deduce la capacidad reglamentaria de esta Corporación local para la elaboración y aprobación del presente Reglamento.
Este Reglamento persigue varios objetivos: velar por la protección y conservación del patrimonio documental del municipio; racionalizar, agilizar y garantizar el mejor funcionamiento del mismo desde el punto de vista de la función administrativa municipal; garantizar el acceso a los documentos por parte de los ciudadanos; y favorecer la difusión cultural del Archivo Municipal.
Con el fin de contribuir a estos objetivos, el Reglamento se estructura en seis Capítulos: El Capítulo I, Disposiciones Generales, define Archivo, Patrimonio Documental Municipal y el Servicio de Archivo Municipal. El Capítulo II, De la gestión y tratamiento de los documentos, regula el ámbito de actuación, las transferencias, los ingresos extraordinarios, la organización y descripción y la valoración y selección de la documentación. El Capítulo III está dedicado a los locales e instalaciones del Archivo y a la conservación de los documentos. El Capítulo IV, Del acceso y servicio de los documentos, trata sobre las condiciones generales del servicio de documentos, la consulta, el préstamo y la reproducción de documentos. En el Capítulo V, De la difusión, se establecen las bases para la divulgación del patrimonio documental del municipio. Y el Capítulo VI aborda el tema de las Infracciones y Sanciones.
Finalmente se incluyen ocho Anexos para homogeneizar los formularios previstos en el presente Reglamento.
A los efectos del presente Reglamento, se entiende por documento toda expresión del lenguaje oral o escrito, natural o codificado, y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imágenes recogidas en cualquier tipo de soporte material. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones, como las obras de creación e investigación editadas, y aquéllas que por su índole formen parte del patrimonio bibliográfico
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El Archivo Municipal es el conjunto orgánico de documentos o la reunión de varios de ellos, completos o fraccionados, de cualquier época y soporte material, integrantes o no del Patrimonio Documental Municipal, producidos, recibidos o reunidos por el Ayuntamiento en el ejercicio de sus funciones con fines de gestión administrativa, información o investigación histórica, científica y cultural.
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También se entiende por Archivo Municipal las instalaciones donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos.
El Archivo Municipal es un servicio público de carácter administrativo, integrado por un patrimonio documental que tiene la condición de bien de dominio público y como tal, es inalienable, inembargable e imprescriptible, en función de lo establecido en la legislación vigente.
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Se considera Patrimonio Documental Municipal el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por:
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Los órganos de gobierno y administración del Ayuntamiento en cualquiera de sus dependencias y servicios, incluidos los organismos autónomos.
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Las personas jurídicas dependientes del Ayuntamiento, así como aquéllas otras en cuyo capital social participe mayoritariamente.
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Las personas privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios municipales, en todo lo relacionado con dichos servicios.
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Las personas físicas al servicio del Ayuntamiento, así como las que desempeñen cargos públicos en cualquiera de los órganos anteriormente mencionados, en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades.
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Igualmente, forman parte del Patrimonio Documental Municipal todos los documentos, constituidos o no en fondos, que teniendo un origen ajeno al Municipio, sean de su titularidad por tradición histórica o por compra, legado, donación, expropiación o cualquier otro tipo de cesión o adquisición inter vivos o mortis causa de la posesión, los derechos reales o el dominio que puedan ejercerse sobre la materia y se contemplen en el ordenamiento jurídico.
La documentación producida, recogida o reunida en el ejercicio de su cargo por las personas que ejercen funciones políticas o administrativas en la Administración Municipal o en cualquiera de los organismos públicos, empresas y entidades, vinculados a la misma forma parte del Patrimonio Documental del Municipio y, por tanto, dichas personas, al cesar en sus cometidos, están obligadas a entregar esa documentación a quien le suceda en el ejercicio del cargo o remitirla al Archivo.
El Ayuntamiento velará por la protección y conservación del Patrimonio Documental Municipal. Con respecto al resto de los fondos documentales que, aun no siendo de su titularidad, radiquen en su término, podrá adoptar, por sí mismo o en cooperación con otras Administraciones Públicas, las medidas oportunas para fomentar su defensa y recuperación y evitar su deterioro, pérdida o destrucción, conforme a lo previsto en la legislación vigente.
El Archivo Municipal es atendido por el Servicio de Archivo, que es un servicio público por cuanto es el instrumento a través del que se cumple el mandato constitucional de hacer accesibles los documentos a los ciudadanos y, al mismo tiempo, un servicio general de la Administración Municipal encargado de la gestión, conservación, acceso y difusión del Patrimonio Documental Municipal, competencias todas ellas que encomienda y atribuye al Ayuntamiento la legislación vigente.
Estas funciones y cualquier otra que se considere integrante del Servicio de Archivo se desarrollarán conforme a lo regulado en el presente Reglamento y en su defecto, a lo establecido en la normativa vigente sobre la materia.
El Servicio de Archivo dependerá del órgano de gobierno municipal que así designe el Ayuntamiento, diferenciándose orgánicamente en la medida requerida por su especialidad funcional.
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