Reglamento del Sistema de Gestión Documental y Organización de los Archivos Dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias (Decreto 160/2006, de 8 de noviembre)

Publicado en:BOC
Ámbito Territorial:Normativa de Canarias
Rango:Decreto
 
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La Ley 3/1990, de 22 de febrero, de Patrimonio Documental y Archivos de Canarias desarrolla la competencia que en materia de archivos atribuye a la Comunidad Autónoma el Estatuto de Autonomía de Canarias.

En virtud de lo establecido en la Disposición Final de la citada Ley, el Gobierno de Canarias dictó el Decreto 76/2003, de 12 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.

No obstante, la acumulación de una gran cantidad de documentos en los centros de archivo dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias requiere la regulación de un procedimiento que permita su eliminación. En el artículo 33 del citado Reglamento, aprobado por Decreto 76/2003, de 12 de mayo, ya se preveía el establecimiento de un procedimiento reglamentario destinado a la destrucción de documentos. Con el objeto de unificar la regulación en materia de archivos, se ha considerado oportuno incluir el procedimiento de identificación, valoración, expurgo y eliminación en el Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias y no regularlo en otra norma reglamentaria.

La regulación de este procedimiento de identificación, valoración, expurgo y eliminación exige la introducción de nuevas definiciones, tales como: series documentales comunes y específicas, expurgo y eliminación; así como proceder a redefinir el concepto de tabla de valoración documental.

El Decreto que ahora se deroga configuraba el Archivo General como centro directivo, sin embargo, la aplicación efectiva del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias ha demostrado que resulta más operativa su configuración como unidad administrativa adscrita a la Consejería competente en materia de archivos.

Tanto la inclusión de este procedimiento de identificación, valoración, expurgo y eliminación, como la configuración del Archivo General como unidad administrativa, exigen una redistribución de funciones entre los órganos directivos del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.

Con la aprobación de este nuevo Reglamento se pretende plasmar en un único texto la regulación en materia de archivos al objeto de que ésta sea sistemática y ordenada.

En virtud de lo expuesto, a propuesta del Consejero de Presidencia y Justicia, de acuerdo con el dictamen del Consejo Consultivo de Canarias y previa deliberación del Gobierno en su reunión del día 8 de noviembre de 2006,

DISPONGO:

ARTÍCULO ÚNICO

Se aprueba el Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, en los términos del anexo.

DISPOSICIONES ADICIONALES
PRIMERA Dotación de Archivos Centrales

Las Consejerías establecerán y dotarán de los medios necesarios para su funcionamiento a los Archivos Centrales, que, en virtud de lo dispuesto en el artículo 13 del Reglamento anexo al presente Decreto, se encuadren en su estructura orgánica.

SEGUNDA Modificación del Reglamento Orgánico de la Consejería de Presidencia y Justicia

Se modifica el Reglamento Orgánico de la Consejería de Presidencia y Justicia, aprobado por Decreto 40/2004, de 30 de marzo, en los siguientes términos:

  1. Se modifica el artículo 14, que queda redactado del siguiente modo:

    Artículo 14. Funciones del Consejero en materia de archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.

    En materia de archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, corresponde al Consejero la propuesta y ejecución de la política fijada por el Gobierno de Canarias.

  2. Se modifica el artículo 33, que queda redactado del siguiente modo:

    Artículo 33. Funciones del Viceconsejero de Administración Pública en materia de archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.

    En materia de archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, corresponde al Viceconsejero de Administración Pública:

    a) El desarrollo general, la coordinación y la supervisión de este sector material.

    b) El impulso, establecimiento y seguimiento de la metodología única de organización y funcionamiento de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, desde su configuración en las unidades administrativas hasta el general en su fase de archivo intermedio e histórico, en coordinación con la Dirección General competente en materia de telecomunicaciones.

  3. Se añade un artículo 61 bis, con la siguiente redacción:

    Artículo 61 bis. Funciones de la Inspección General de Servicios en materia de archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.

    En materia de archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, corresponden a la Inspección General de Servicios la competencia en relación con el Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias con, las siguientes funciones:

    a) Velar por el cumplimiento de las obligaciones impuestas en la normativa en vigor a los titulares, conservadores y usuarios de los archivos y documentos constitutivos del patrimonio documental de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.

    b) Establecer los sistemas periódicos de control de fondos y los procedimientos de tratamiento y gestión de los documentos, con objeto de lograr la necesaria normalización de estos procesos en los archivos del Sistema, así como las normas de inspección de los mismos.

    c) Obligar a depositar los documentos, cuya conservación, seguridad o servicio se encuentren en situación de peligro, en el archivo que se determine hasta que desaparezcan las causas que motivaron dicha situación.

    d) La recepción y difusión de la información sobre centros de archivo, fuentes documentales y bibliografía de archivos, a través del Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.

    e) Elaborar la Propuesta Anual de Formación en materia de archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.

    f) Proponer la celebración de encuentros, reuniones y congresos encaminados a fomentar la formación permanente, la reflexión y el debate sobre temas de interés para los archivos.

    g) Recoger, analizar y difundir la información de interés para los archivos, los profesionales y los usuarios de los mismos, tanto lo referente a fondos documentales, como a centros de archivo, bibliografía y cualquier otra información.

  4. Se modifica el artículo 83, que queda redactado del siguiente modo:

    Artículo 83. Composición y funciones.

    1. La Comisión General de Valoración Documental es el órgano colegiado de carácter técnico para el establecimiento de los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su eliminación y/o conservación, y valorar individualmente las series documentales.

    2. Su composición es la siguiente:

    Presidente: el Inspector General de Servicios.

    Vicepresidente: el titular de la unidad administrativa competente en materia de Archivo General.

    Vocales:

    - Un técnico con competencias en materia de régimen jurídico de la Secretaría General Técnica del Departamento a que correspondan las series documentales a valorar.

    - Un representante de las unidades administrativas afectadas.

    - El responsable de los archivos centrales de los documentos a tratar.

    - Un técnico en archivos adscrito al Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, que actuará como Secretario.

    3. Son funciones de la Comisión General de Valoración Documental de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias:

    - Aprobar las tablas de valoración documental.

    - El control y seguimiento de la correcta aplicación de las tablas de valoración documental.

TERCERA Delegación de competencia de la Comisión General de Valoración Documental

La Comisión General de Valoración Documental, cuando la acumulación de documentos en los centros de archivo exija una...

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