Ley de Archivos y Patrimonio Documental de Extremadura (Ley 2/2007, de 12 de abril)

El Patrimonio Documental de Extremadura forma parte del Patrimonio Documental Español y está constituido por todos los documentos que se declaren integrantes del mismo según la presente Ley.

1. Integran el Patrimonio Documental de Extremadura:

   1. Los documentos de cualquier época, recogidos o no en archivos, generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público existente en Extremadura y en todo caso por:

      Los órganos de gobierno y administración de la Comunidad Autónoma, así como su Administración Institucional.

      La Asamblea de Extremadura.

      Los órganos provinciales y municipales de la Administración Local.

      Las Universidades y demás centros públicos de enseñanza que tengan su sede en Extremadura.

      Las academias, consorcios, colegios profesionales y cámaras o cualquier otra institución o corporación de derecho público con domicilio en Extremadura.

   2. Los documentos de cualquier época, con las excepciones que establezca la legislación del Estado que les afecte, recogidos o no en archivos, generados, conservados o reunidos por:

      Los órganos periféricos de la Administración General del Estado situados en Extremadura.

      Los órganos de la Administración de Justicia radicados en Extremadura.

      Las Notarías y los Registros Públicos de las provincias de Cáceres y Badajoz.

      Los órganos de instituciones públicas internacionales con sede en Extremadura.

      Cualquier otro organismo o entidad de titularidad estatal en Extremadura.

   3. Los documentos de cualquier época, recogidos o no en archivos, generados, conservados o reunidos por personas privadas, físicas o jurídicas, en la gestión de servicios públicos en Extremadura.

   4. Los documentos de cualquier época, recogidos o no en archivos, generados, conservados o reunidos por personas físicas en el desempeño de cargos públicos dentro del territorio de Extremadura.

   5. Los documentos de cualquier época, recogidos o no en archivos, generados, conservados o reunidos por personas jurídicas en cuyo capital participen, mayoritariamente, las instituciones de carácter público de la Comunidad Autónoma de Extremadura.

   6. Los documentos con antigüedad superior a los cuarenta años generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por:

      Las entidades eclesiásticas, a salvo de lo previsto en los convenios entre la Santa Sede y el Estado español, y los órganos de las diferentes confesiones religiosas radicadas en Extremadura.

      Las asociaciones políticas, empresariales y sindicales de Extremadura.

      Las fundaciones, asociaciones culturales y educativas o de cualquier otro tipo establecidas en Extremadura.

   7. Los documentos con una antigüedad superior a los cien años generados conservados o reunidos por cualquier entidad o persona física y que se encuentren en la Comunidad Autónoma.

2. El Consejo de Gobierno de la Junta de Extremadura, a propuesta de la Consejería de Cultura, previo informe del Consejo Asesor del Patrimonio Documental y de los Archivos, podrá declarar constitutivos del Patrimonio Documental de Extremadura, aquellos documentos que, sin alcanzar la antigüedad indicada en los apartados anteriores, merezcan esa consideración.

1. Son archivos los conjuntos orgánicos de documentos o la reunión de varios de ellos, producidos, recibidos o reunidos por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades al servicio de su utilización para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

2. Asimismo, se entienden por archivos o centros de archivos las instituciones o lugares donde se reúnen, conservan y difunden para los fines anteriormente establecidos dichos conjuntos orgánicos.

Se considera que son archivos públicos los que se encargan de la reunión, conservación, clasificación, ordenación y divulgación de la documentación producida por las entidades públicas y personas jurídicas recogidas en los apartados a), b) y c) del artículo 10.

Son archivos privados, a los efectos de la presente Ley, aquellos archivos formados por fondos o colecciones documentales que pertenezcan a personas físicas o jurídicas sujetas a derecho privado, cuya actividad se desarrolle en el ámbito de la Comunidad Autónoma de Extremadura.

1. Fondo.-Es el conjunto orgánico de documentos generados o recibidos por una institución pública o privada, persona física o jurídica en el ejercicio de sus competencias.

2. Colección.-Es el conjunto no orgánico de documentos que se reúnen y se ordenan en función de criterios subjetivos o de conservación.

A los efectos de la presente ley se entiende por documento todo testimonio de funciones y actividades humanas recogido en un soporte perdurable, físico o lógico, y expresado en lenguaje oral o escrito, natural o convencional, y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen. Se excluyen los ejemplares no originales de obras editadas o publicadas. Se consideran documentos integrantes de los archivos:

1. Los documentos resultantes de procedimientos regulados por una norma jurídica.

2. Los documentos que, sin estar regulados por normas de procedimiento específicas, sirven a las personas e instituciones como elementos de información y conocimiento.

3. Los documentos en soportes especiales, como mapas, planos, fotografías, audiovisuales o cualquier otro que así se considere.

4. Los ficheros de datos automatizados.

5. Los documentos electrónicos

Tendrán la consideración de documento público, a efectos de la presente Ley, los documentos producidos y acumulados en el ejercicio de sus funciones por:

1. Los órganos institucionales de la Comunidad Autónoma de Extremadura y de las entidades locales de su territorio.

2. Cualquier institución, organismo autónomo o empresa pública que dependa de aquéllos.

3. Las personas físicas o jurídicas gestoras de servicios públicos, en lo relacionado con la gestión de dichos servicios, y por cualquier otra persona física o jurídica sujeta a derecho público.

A efectos de la presente Ley, se consideran documentos privados los producidos o recibidos en el ejercicio de funciones privadas por las personas físicas, las jurídico-privadas y las corporaciones de Derecho Público en el ejercicio de funciones privadas sujetas a Derecho Privado, que ejerzan sus actividades en Extremadura y se encuentren dentro de su ámbito territorial.

1. Los titulares de los archivos y de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental de Extremadura deben colaborar con las Administraciones Públicas de Extremadura, en el ámbito de sus responsabilidades y, en consecuencia, están obligados a:

   1. Custodiarlos, protegerlos, organizarlos, describirlos y usarlos garantizando su conservación y mantenimiento.

   2. Velar por la integridad de los fondos documentales.

   3. Facilitar la consulta, siempre que sea posible, respetando la normativa vigente en materia de accesibilidad documental, propiedad intelectual y reproducción de documentos.

   4. Restaurar los documentos deteriorados.

   5. Comunicar a la Consejería de Cultura cualquier intención de enajenación o de cambio de titularidad o posesión de archivos o documentos.

2. La Junta de Extremadura promoverá el establecimiento de ayudas o la suscripción de convenios de colaboración, dentro de las previsiones presupuestarias, para facilitar el cumplimiento de lo previsto en el apartado anterior.

3. La Junta de Extremadura podrá sancionar a los titulares que incumplan cualquiera de las obligaciones anteriores.

1. Las Administraciones Públicas de Extremadura estarán obligadas a la custodia, conservación, organización y descripción y, en su caso, difusión de sus fondos documentales. Se obligarán, igualmente, a instalar los archivos de uso público en edificios que reúnan las condiciones adecuadas en orden a que éstos dispongan de las suficientes condiciones de seguridad y cuenten con los adecuados medios de conservación de fondos documentales.

2. La Junta de Extremadura tendrá, además, las siguientes obligaciones:

   1. Vigilar la conservación y defensa del Patrimonio Documental de Extremadura, sin perjuicio de la colaboración exigible a los diferentes organismos y entidades de carácter público y a las personas privadas que sean propietarios o custodien parte de ese Patrimonio Documental.

   2. Velar para que los propietarios, conservadores y usuarios de los archivos y documentos constitutivos del Patrimonio Documental de Extremadura cumplan las obligaciones y cargas que, según los casos, les correspondan y de las consecuencias de su incumplimiento.

3. Las Diputaciones y los Ayuntamientos colaborarán dentro de su ámbito territorial con la Administración Autonómica en la defensa y conservación del Patrimonio Documental de Extremadura, adoptando, en el marco de lo previsto en esta Ley y en las normas que la desarrollen, cuantas medidas sean necesarias para evitar su deterioro, pérdida o destrucción y notificando a la Consejería de Cultura aquellas circunstancias que puedan implicar o provoquen, de hecho, daños a tales bienes.

4. Asimismo, las Diputaciones estarán obligadas a:

   1. Prestar los servicios de asesoramiento técnico y de apoyo económico a los archivos municipales.

   2. Presentar ante el Consejo Asesor del Patrimonio Documental y de los Archivos, para su informe, los planes de actuación en los archivos municipales.

   3. Coordinarse con la Junta de Extremadura en todo lo relacionado con la política de archivos y patrimonio documental.

   4. Comunicar a la Junta de Extremadura cuantos datos les sean solicitados en materia de archivos y patrimonio documental.

1. Cuando por cualquier causa, documentos que formen parte del Patrimonio Documental de Extremadura presenten graves problemas de conservación o seguridad, la Junta de Extremadura dispondrá de medidas para subsanarlos. La Consejería de Cultura podrá ordenar el depósito provisional de los documentos afectados en otro archivo en tanto no desaparezcan las causas que motivaron la intervención.

2. Los poderes públicos extremeños favorecerán la conservación de los documentos que, por no haber alcanzado la antigüedad mencionada en los puntos f) y g) del artículo 4.1, no estén incluidos en el Patrimonio Documental de Extremadura.

Los documentos constitutivos del Patrimonio Documental de Extremadura no podrán ser destruidos, salvo en los supuestos y mediante los procedimientos que reglamentariamente se dispongan, en función del valor administrativo, legal, financiero, histórico, científico o cultural de los mismos.

1. La salida de documentos de los Archivos de la Junta de Extremadura que sean reclamados para fines administrativos o judiciales deberá autorizarla el responsable del archivo respectivo.

2. La salida de documentos para fines distintos a los previstos en el artículo anterior deberá autorizarla el centro directivo competente que haya producido la documentación. Si los documentos se encuentran depositados en el Archivo General de Extremadura, autorizará su salida la Consejería de Cultura.

3. La salida temporal de su sede de documentos conservados en Archivos de titularidad estatal y gestión transferida existentes en Extremadura, habrá de ser comunicada a la Consejería de Cultura y se regirá por lo dispuesto en la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.

4. En el supuesto de que los documentos cuya salida temporal se solicita se encuentren en régimen de depósito, será necesaria la autorización del titular de los mismos, que podrá aportarse por el solicitante o ser recabada por el archivero responsable.

5. Las solicitudes de salida deberán incluir:

   1. Relación detallada de todos y cada uno de los documentos, objeto del traslado.

   2. El lugar, dentro o fuera del territorio de la Comunidad Autónoma, al que se pretende efectuar el traslado de documentos.

   3. Las medidas y condiciones en las que ha de producirse, así como las condiciones de la nueva ubicación o depósito de los documentos.

6. La regulación de las salidas de documentos de los otros Centros de Archivo del Sistema Archivístico de Extremadura se establecerá reglamentariamente.

7. Cada archivo llevará un Registro de todas las salidas de documentos en el que se haga constar el número de asiento, signatura, fecha de la salida, el organismo o exposición a que son llevados los fondos, la fecha de devolución al archivo de origen y cuantas otras circunstancias se establezcan reglamentariamente.

8. La Consejería de Cultura llevará un registro de todas las comunicaciones de salidas de documentos constitutivos del Patrimonio Documental de Extremadura de las que tenga constancia.

La Consejería de Cultura velará para que los documentos producidos por instituciones públicas que, por circunstancias diversas, se encuentren fuera de ellas se reintegren al archivo que corresponda, dentro del Sistema Archivístico de Extremadura.

Igualmente velará porque todos los documentos que integran el Patrimonio Documental de Extremadura y que vienen referidos en el artículo 4.1. a), b), c), d), y e) y se encuentren depositados en otras Comunidades Autónomas se reintegren a los archivos correspondientes de Extremadura, o, en el caso de no ser posible, al menos puedan disponer de una reproducción, preferiblemente en microfilm.

1. La Consejería de Cultura, en colaboración con las demás Administraciones Públicas elaborará el Censo de Archivos y del Patrimonio Documental de Extremadura para conocer e informar sobre la existencia de los fondos, su estado de conservación y condiciones de seguridad. Este censo será gestionado por la Consejería de Cultura, a cuyo efecto podrá recabar de los titulares de derechos sobre los bienes que lo integran el examen de los mismos y las informaciones pertinentes.

2. Todas las autoridades y funcionarios, así como las personas públicas o privadas que sean propietarias o poseedoras de archivos o documentos integrantes del Patrimonio Documental de Extremadura, están obligados a cooperar para la confección del referido censo y a comunicar las alteraciones que puedan producirse a los efectos de actualización del mismo.

3. La exclusión de bienes del patrimonio documental se hará por resolución de la Consejería de Cultura, de oficio o a solicitud de sus propietarios o poseedores legítimos.

1. A excepción de los documentos a los que se refieren los apartados f) y g) del artículo 4.1 de la presente Ley, el Patrimonio Documental de Extremadura, es inalienable, inembargable e imprescriptible.

2. Los propietarios de los documentos referidos en los citados apartados deberán efectuar una comunicación a la Junta de Extremadura con una antelación de dos meses a la realización de la transmisión de los mismos, pudiendo ejercer ésta el derecho de tanteo y retracto.

3. La obligación de comunicación previa a la Junta de Extremadura, también recae sobre los que pretendan enajenar dichos documentos. La comunicación deberá efectuarse con los dos meses de antelación, mencionados en el apartado anterior, entendiéndose que en el supuesto de enajenación mediante subasta se considerará que la fecha en que pretende efectuarse la transmisión es la asignada para la celebración de la subasta, exponiéndose en ella las condiciones jurídicas y económicas de la transmisión, con identificación del adquirente previsto, salvo en el caso de la subasta, en donde bastará con hacer constar los datos contenidos en el catálogo correspondiente.

1. En las transmisiones onerosas «inter vivos» de los documentos que pueden ser enajenados se podrá ejercer el derecho de tanteo por la Junta de Extremadura previa notificación al titular de dichos documentos de la resolución en que se haya adoptado el acuerdo de ejercitar el mencionado derecho, resolución que debe adoptarse en el plazo de dos meses a contar desde la recepción de la comunicación previa efectuada por tales propietarios.

2. En los supuestos de enajenación en subasta pública, el derecho de tanteo se ejercitará mediante la comparecencia en la misma de un representante de la Junta de Extremadura, quien, en el momento del remate, hará constar el propósito de aquella, quedando en suspenso la adjudicación durante siete días, plazo en el que deberá comunicarse al subastador el ejercicio del derecho de tanteo.

3. El derecho de retracto por parte de la Junta de Extremadura podrá ejercitarse en los siguientes supuestos:

1. Incumplimiento de la obligación de previa comunicación de la enajenación a la Junta de Extremadura.

2. Transmisiones efectuadas en condiciones distintas a las precisadas en la comunicación previa.

3. Transmisiones efectuadas antes de que hubiese transcurrido el plazo de dos meses, en el cual la Junta de Extremadura puede ejercer el derecho de tanteo.

Si la Junta de Extremadura ejercitare el derecho de retracto, deberá notificar tal decisión al interesado en el plazo de seis meses a contar desde la fecha en que tuvo conocimiento fehaciente de la transmisión efectuada.

Los edificios en que estén instalados los archivos de Extremadura, así como los edificios o terrenos en que vayan a instalarse, podrán ser declarados de utilidad pública a los fines de su expropiación. Esta declaración podrá extenderse a los edificios o terrenos contiguos cuando así lo requieran razones de seguridad para la adecuada conservación de los inmuebles o de los bienes que contengan.

1. La consulta de los documentos públicos se atendrá a las siguientes reglas:

   1. Todos los ciudadanos tienen garantizado el acceso a la consulta libre y gratuita de los documentos conservados en los archivos públicos de la Comunidad Autónoma de Extremadura con las limitaciones que impone el derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen de la persona, así como la normativa sobre Secretos Oficiales, y demás disposiciones legales aplicables.

   2. En los documentos excluidos de consulta pública cabrá solicitar autorización administrativa al responsable encargado de su custodia, y en los casos de documentos secretos o reservados se podrá solicitar autorización para la consulta a la autoridad que hizo la respectiva declaración.

   3. Los documentos que contengan datos personales de carácter clínico o de cualquier otra índole que puedan afectar a la seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad de su vida privada y familiar y a su propia imagen, no podrán ser públicamente consultados sin que medie consentimiento expreso de los afectados o hasta que haya transcurrido un plazo de veinticinco años desde su muerte, si su fecha es conocida o, en otro caso, de cincuenta años, a partir de la fecha de los documentos.

2. Las Administraciones Públicas y los archivos integrantes del Sistema Archivístico de Extremadura han de dotarse de los recursos y medios técnicos necesarios para facilitar a los ciudadanos el ejercicio del derecho de acceso a los documentos.

3. Las solicitudes de acceso a los documentos podrán ser realizadas por cualquiera de los medios habilitados legalmente.

4. Se restringirá el acceso en caso de que la consulta suponga un riesgo para la conservación de los documentos. En caso de que la consulta de los documentos suponga un riesgo para su conservación, se arbitrarán los medios de reproducción necesarios para su consulta a través de éstos, siempre que sea posible.

5. El derecho de acceso comporta el de obtener copias y certificaciones, previo pago de las tasas legalmente establecidas.

6. El acceso a los documentos públicos solo puede ser denegado en aplicación de las limitaciones legalmente establecidas y por resolución motivada. El hecho de que un documento no esté en un archivo no lo excluye por si solo de consulta pública.

Corresponde resolver las solicitudes de acceso a los siguientes órganos:

1. Para los documentos de los archivos de gestión, al órgano directivo del cual dependa la correspondiente unidad administrativa.

2. Para los documentos de los archivos centrales de las consejerías, organismos autónomos, empresas e instituciones, al órgano directivo del cual dependan.

3. Para los documentos del Archivo General de Extremadura y en los archivos históricos provinciales, a los órganos directivos de quien dependan.

1. Los titulares de bienes integrantes del Patrimonio Documental de Extremadura, cuyo archivo se integre en el Sistema Archivístico de Extremadura, permitirán el estudio de los mismos, previa solicitud razonada, en los términos establecidos en el artículo 12.1. c) de la presente ley. El cumplimiento de tal obligación podrá ser dispensado excepcionalmente por la Consejería de Cultura cuando considere, por resolución motivada, haber causa justificada para ello.

2. A petición de los titulares o poseedores, la Administración competente podrá sustituir la obligación de permitir el estudio de documentos históricos de titularidad privada, por el depósito temporal del documento en un archivo público que reúna las condiciones adecuadas para la seguridad del documento y su investigación.

3. La regulación del régimen interno de los archivos privados que, en su caso, se elabore, respetará el contenido de la presente Ley.

1. Para fomentar la difusión del Patrimonio Documental de Extremadura y la investigación sobre sus documentos, la Consejería de Cultura establecerá los planes de edición de instrumentos de descripción y de fuentes documentales de los archivos, promoviendo, asimismo, la celebración de exposiciones y otras actividades que contribuyan a los fines en principio señalados.

2. La Junta de Extremadura y el resto de Administraciones Públicas extremeñas promoverán el uso de las nuevas tecnologías en los archivos, particularmente en todo lo relacionado con:

1. La automatización del tratamiento documental.

2. La digitalización documental.

3. La reproducción de documentos con fines de conservación.

4. La reproducción de documentos con fines de consulta y difusión.

5. El tratamiento, conservación y acceso a los documentos electrónicos.

6. La difusión de información archivística a través de las redes de comunicación.

7. El intercambio de información entre archivos mediante las redes de comunicación.

Se crea el Sistema Archivístico de Extremadura, que se configura como un conjunto de órganos, centros y unidades administrativas, encargados de la protección, custodia y difusión de los archivos y de los documentos integrantes del Patrimonio Documental de Extremadura en virtud de lo dispuesto en el artículo 4 de la presente Ley.

Formarán parte del Sistema Archivístico de Extremadura:

1. Órganos:

   1. La Consejería de Cultura.

   2. El Consejo Asesor del Patrimonio Documental y de los Archivos.

   3. La Comisión General de Valoración, Selección y Eliminación de Documentos.

2. Archivos.

   1. Los Archivos de la Junta de Extremadura.

   2. El Archivo de la Asamblea de Extremadura.

   3. Los archivos de la Administración local.

   4. Los archivos de la universidad pública de Extremadura.

   5. Los archivos públicos y privados que se integren de conformidad por el procedimiento reglamentariamente establecido.

3. Las unidades administrativas que reglamentariamente se establezcan para el buen funcionamiento del Sistema Archivístico de Extremadura.

1. La Consejería de Cultura llevará a cabo la ejecución de la política archivística y establecerá las medidas de fomento encaminadas al mantenimiento y desarrollo del Sistema Archivístico de Extremadura. Además, será la encargada de planificar, coordinar e inspeccionar cada uno de los archivos que integren el Sistema, estableciendo las normas técnicas y operativas de todos los archivos.

2. El Consejo Asesor del Patrimonio Documental y de los Archivos se configura como un órgano consultivo y asesor, cuyo funcionamiento y organización se establece reglamentariamente.

3. Se crea la Comisión General de Valoración, Selección y Eliminación de Documentos como órgano asesor de los archivos del Sistema en materia de valoración, selección y eliminación de la documentación perteneciente al Patrimonio Documental de Extremadura. Actuará en colaboración con las comisiones de valoración existentes en las diferentes instituciones y organismos que forman parte del Sistema. Su funcionamiento y organización se determinará reglamentariamente.

La organización, funcionamiento y presupuesto de los archivos del sistema que no sean de titularidad ni gestión de la Junta de Extremadura, será competencia de los respectivos archivos, sin perjuicio del cumplimiento de las normas que dicte aquella en virtud de sus competencias en materia de patrimonio documental.